Wanneer EIA of MIA/Vamil melden? Termijnen en valkuilen

EIA en MIA/Vamil zijn fiscale regelingen waarvoor u de investering moet melden bij RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Die melding is verplicht. Zonder melding geen aftrek, ongeacht of uw investering op de Energielijst of Milieulijst staat. De termijn is strikt: drie kalendermaanden na opdrachtverstrekking. In de praktijk missen veel ondernemers deze deadline. Dat is zonde, want het verschil tussen wel en niet melden kan duizenden euro’s zijn.

De 3-maandentermijn

De melding bij RVO moet plaatsvinden binnen drie kalendermaanden na het moment van opdrachtverstrekking. Dat klinkt eenvoudig, maar het cruciale woord hier is “opdrachtverstrekking”.

Opdrachtverstrekking is het moment waarop u de leverancier of installateur de opdracht geeft. Concreet: het moment waarop u een offerte ondertekent, een bestelling plaatst, of een overeenkomst sluit. Dat is niet het moment van levering. Niet het moment van installatie. En niet het moment van betaling.

Het onderscheid is belangrijk. Bij een machine die u in januari bestelt, in maart geleverd krijgt en in april betaalt, begint de driemaandentermijn in januari. Niet in maart of april. Meldt u in mei, dan bent u te laat.

Veelgemaakte fouten

In de praktijk gaat het op een aantal punten structureel mis:

Te laat melden. De meest voorkomende fout. De ondernemer weet dat de regeling bestaat, maar komt er pas aan toe als de factuur binnenkomt of als de boekhouder ernaar vraagt. Tegen die tijd zijn de drie maanden verstreken. Het recht op de aftrek vervalt. Er is geen coulanceregeling en geen bezwaarmogelijkheid die dit repareert.

Verkeerd startpunt. Veel ondernemers denken dat de termijn begint bij levering of ingebruikname. Dat is niet zo. De termijn begint bij opdrachtverstrekking. Bij bedrijfsmiddelen met een lange levertijd (machines, installaties, maatwerk) kan er maanden zitten tussen bestelling en levering. De melding moet dan al lang voor de levering zijn ingediend.

Aanbetaling als opdrachtverstrekking. Als u een aanbetaling doet, kan dat worden aangemerkt als het moment van opdrachtverstrekking. Dat is logisch: een aanbetaling impliceert dat u de opdracht heeft gegeven. Maar het betekent ook dat de driemaandentermijn op dat moment begint te lopen, zelfs als u de formele opdrachtbevestiging pas later ondertekent.

Mondelinge opdracht. Formeel is een mondelinge opdracht ook een opdrachtverstrekking. Het probleem: bij een controle moet u het moment van opdrachtverstrekking kunnen aantonen. Een mondelinge afspraak is lastig te bewijzen. Leg opdrachten daarom altijd schriftelijk vast, al is het maar per e-mail.

Wat moet er in de melding?

De melding doet u digitaal via mijn.rvo.nl (het eLoket). U heeft de volgende gegevens nodig:

• Beschrijving van het bedrijfsmiddel. Wat heeft u aangeschaft? Wees specifiek. “Warmtepomp” is onvoldoende; vermeld type, merk en technische specificaties die relevant zijn voor de Energie- of Milieulijst.
• Code van de Energielijst of Milieulijst. Elk bedrijfsmiddel heeft een specifieke code. De juiste code bepaalt of uw investering in aanmerking komt en (bij MIA) welk percentage van toepassing is.
• Investeringsbedrag. Het totale bedrag van de investering, inclusief installatiekosten indien van toepassing.
• Datum van opdrachtverstrekking. Het moment waarop u de opdracht heeft gegeven. Niet de leverdatum, niet de betaaldatum.

Tips

Meld zo snel mogelijk na opdrachtverstrekking. Wacht niet tot het einde van de driemaandentermijn. Hoe langer u wacht, hoe groter het risico dat u het vergeet of dat er discussie ontstaat over het exacte moment van opdrachtverstrekking. Direct na het tekenen van de offerte melden is het veiligst.

Bewaar de opdrachtbevestiging. Offerte, e-mail, bestelbon, getekende overeenkomst: bewaar het document dat aantoont wanneer u de opdracht heeft verstrekt. Bij een eventuele controle door de Belastingdienst moet u dit kunnen overleggen.

Twijfel over de juiste code? Meld op de meest waarschijnlijke code. U kunt een melding achteraf corrigeren als blijkt dat een andere code beter past. Niet melden omdat u twijfelt over de code is de slechtste optie: dan vervalt het recht volledig.

Combineer met uw planning. Als u meerdere investeringen doet die voor EIA of MIA/Vamil in aanmerking komen, meld ze dan per stuk op het juiste moment. Elke investering heeft een eigen driemaandentermijn op basis van de eigen opdrachtverstrekking.

Hoe Investeringsmotor helpt

Investeringsmotor bouwt het dossier voor u op. U dient de melding zelf in via mijn.rvo.nl, maar het dossier is compleet en correct: juiste code, juiste omschrijving, juiste bedragen. Dat voorkomt fouten, afwijzingen en discussies achteraf.

• EIA-dossier: vanaf 795 euro
• MIA/Vamil-dossier: vanaf 895 euro

Bekijk de volledige regelingpagina’s voor EIA en MIA/Vamil, of ga naar onze tarievenpagina.